Ang Google Docs ay isang mahusay na tool para sa pakikipagtulungan dahil pinapayagan nito ang maraming tao na mag-edit at magtrabaho sa isang dokumento nang sabay-sabay, nang hindi nawawala ang pagsubaybay kung sino ang gumagawa ng kung ano.
Kung ikaw o ang iyong organisasyon ay gumagamit ng Google Docs, alam kung sino sa team ang tumingin kung anong dokumento at kailan maaaring maging kapaki-pakinabang na impormasyon. Mula sa pagtiyak na lahat ay nagbabasa ng draft, mga tuntunin at kundisyon, ang iyong pinakabagong pagsusumite, mga patakaran at pamamaraan, o ilang iba pang mahalagang dokumento, upang makita kung sino ang gumawa kung ano at kailan ang mahalaga.
Hanggang kamakailan, hindi mo makita kung sino ang tumingin sa iyong Google Docs. Maaari mong makita kung sino ang nag-edit nito, ngunit hindi kung sino ang nagbasa lamang nito. Kung hindi sila nag-save, nag-edit o nag-iwan ng komento, wala kang ideya kung binabasa ng isang partikular na tao ang pinakabagong bersyon ng isang dokumento.
Gayundin, dahil maaari mong ibahagi ang Google Docs na may mga read-only na pahintulot, maaari mong ibahagi ang dokumento sa ilang tao na may layuning suriin nila ang dokumento ngunit hindi gumawa ng anumang mga pagbabago.
Nagbibigay-daan sa iyo ang mga kasalukuyang bersyon ng Google Docs na i-configure ang mga setting para makita mo kung sino ang tumingin sa iyong Google Docs. Tingnan natin kung paano mo ito magagawa sa iyong sarili.
Ang G Suite Activity Monitor
Ang G Suite ay karaniwang ginagamit ng mga organisasyon kung saan mahalaga ang pakikipagtulungan. Kung gagamit ka ng G Suite para regular na makipag-collaborate sa iba, maaari mong gamitin ang Activity Monitor para makita ang history ng view ng anumang Google Docs file.
Sundin ang mga hakbang na ito upang gawin ito:
- Magbukas ng Google Sheet file
- Mag-click sa pataas na trending icon ng arrow sa kanang itaas, o pumunta sa Mga gamit pull-down menu
- Buksan ang Dashboard ng aktibidad
- Mag-click sa Lahat ng manonood para sa tab ng iyong organisasyon
Ang prosesong ito ay magbibigay-daan sa iyong subaybayan ang mga view sa dokumento, kasama ang petsa at oras ng huling view para sa bawat tumitingin.
Kung hindi mo nakikita ang opsyon na Monitor ng Aktibidad sa iyong Google Doc malamang na nangangahulugan ito na naka-log in ka sa libreng bersyon ng Google Docs, o isang personal na account, sa halip na isang bersyon ng G Suite.
Mga Trend ng Mga Manonood at Komento
Bilang karagdagan sa pagtingin kung sino ang tumingin sa iyong Google Docs, binibigyang-daan ka rin ng Activity Monitor na makita ang mga trend kung kailan tumingin o nagkomento ang mga tao sa iyong dokumento.
Trend ng mga manonood: Nagpapakita sa iyo ng bar chart ng bilang ng mga natatanging manonood sa anumang tagal ng oras na pinili mo mula sa 7 araw hanggang sa lahat ng oras.
Trend ng Mga Komento: Nagpapakita sa iyo ng mga bar chart ng trend ng komento sa anumang tagal ng panahon mula 7 araw hanggang sa lahat ng oras.
I-off ang View History sa Google Docs
Kung sa anumang kadahilanan ay gusto mong i-off ang kasaysayan ng pagtingin sa isang dokumento, magagawa mo rin iyon sa pamamagitan ng pagsunod sa mga mabilis na hakbang na ito:
- Buksan ang Google Sheet
- Mag-click sa pataas na trending palaso sa kanang bahagi sa itaas ng iyong doc o pumunta sa Mga gamit mula sa pull-down na menu
- Buksan ang Dashboard ng aktibidad
- Pumili Settings para sa pagsasa-pribado
- Sa ilalim ng Setting ng Dokumento, i-toggle Ipakita ang aking kasaysayan ng pagtingin para sa dokumentong ito sa off
Available din ang opsyong ito sa personal o libreng bersyon ng Google Docs. Kung gumagawa ka ng isang dokumento ngunit ayaw mong malaman ng iyong mga collaborator hanggang sa handa ka nang ibahagi ang iyong mga panghuling rebisyon, maaari mong i-off ang iyong history ng pagtingin.
Magsimula sa pamamagitan ng pagbubukas ng Google Sheets, at pag-click sa Mga setting.
Binibigyang-daan ka ng menu ng Mga Setting na i-off ang iyong history ng view gamit ang mga setting ng "Dashboard ng Aktibidad." Kapag na-toggle mo na ito sa "off" na posisyon, i-click ang OK para i-save ang mga pagbabago.
Paano Makita Kung Sino ang Gumawa ng Mga Pagbabago sa Iyong Google Doc
Napakahalaga ng kontrol sa bersyon, lalo na kung nagtatrabaho ka sa isang regulated na industriya. Ang kontrol sa bersyon ay isang bagay na nagawa ng Google Docs nang maayos sa ilang sandali. Ipapakita ng Docs kung sino ang nag-edit ng isang dokumento, nag-save, o nagbahagi nito. Ito ay talagang gumagana hindi lamang sa G Suite, ngunit sa personal na Google Docs, pati na rin.
Kung interesado ka sa kontrol ng bersyon o gusto mong tiyakin na walang gumawa ng mga pagbabago na hindi nila dapat gawin nang hindi nilala-lock ang file, malalaman mo ito sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:
- Magbukas ng Google Sheet na gusto mong subaybayan
- Pumili file at Kasaysayan ng Bersyon
- Pumili Tingnan ang Kasaysayan ng Bersyon
Dapat lumitaw ang isang window sa kanan ng iyong screen na nagpapakita ng bawat pag-save at pag-edit para sa dokumentong pinag-uusapan. Depende sa kung paano mo na-set up ang G Suite o Google Docs, makikita mo rin ang data na ito sa pamamagitan ng pagpili sa link na ‘Huling pag-edit ay…’ sa itaas ng dokumento. Dadalhin ka nito sa eksaktong parehong lugar.
Sa loob ng window na iyon, dapat ay mayroon ka ring opsyon na tingnan ang nakaraang bersyon ng dokumento bago gawin ang mga pag-edit.
Mahalaga ito para sa kontrol ng bersyon dahil mayroon kang audit trail kung anong mga pagbabago ang ginawa, kailan ginawa ang mga ito, at kanino. Ito ay kapaki-pakinabang din kung gumawa ka ng ilang mga pagbabago, matulog dito, magbago ang iyong isip, at gusto mong ibalik ang mga ito.
Paano Makita Kung Sino ang Nagbahagi ng Iyong Google Doc
Makikita mo rin kung sino ang nagbahagi ng iyong Google Doc at kung kailan. Maaari mo ring makita ang mga setting ng pagbabahagi upang mas makontrol mo ang pag-access sa iyong dokumento.
- Pumunta sa drive.google.com
- Mag-click sa MyDrive sa kaliwa
- I-click ang maliit i button sa kanang sulok sa itaas
- I-click Aktibidad
- Mag-click sa bawat file o folder nang paisa-isa o suriin ang scroll bar sa kanan ng screen. Ipapakita nito sa iyo kung sino ang nagbahagi ng iyong doc.
Maaari mo ring suriin mula sa loob ng dokumento sa pamamagitan ng pagpili sa Ibahagi. Ang mga pangalan ng mga indibidwal ay lilitaw sa popup window. Kung maraming tao, pumili ng pangalan at lalabas ang listahan ng lahat ng pangalan.
Pangwakas na Kaisipan
Ang iyong kakayahang matukoy kung sino ang tumingin, nagbahagi, at nag-edit ng iyong mga dokumento ay limitado kung wala kang access sa isang G Suite account; gayunpaman, may mga paraan pa rin para makakuha ng ilang pangunahing impormasyon.
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ibinigay sa gabay na ito, mabilis at madali mong makikita kung sino ang tumingin, nag-edit, ay binago ang iyong dokumento sa Google Docs sa anumang paraan.