Kung gumagamit ka ng Google Sheets para sa negosyo o para sa isang organisasyon, ang pag-lock down o kung hindi man ay pagprotekta sa mga asset ay susi. Ang hindi sinasadyang pagbabago o pagtanggal, mga nakakahamak na pagbabago o pangkalahatang kalokohan o mga error ay maaaring maging sanhi ng pagkawala ng iyong trabaho at habang pinapanatili ng Google ang isang backup nito, ito ay nasasayang pa rin ng oras. Kung gusto mong paghigpitan ang pag-edit para sa mga partikular na cell o protektahan ang iba pang aspeto ng Google Sheets, para sa iyo ang tutorial na ito.
Ang Google Sheets ay katumbas ng Excel at nagbibigay ng ilang basic ngunit makapangyarihang mga tool sa spreadsheet sa cloud. Madalas akong gumagamit ng Google Sheets at Docs. Bagama't walang tinitingnan, naglalaman ang mga ito ng lahat ng mahahalagang kasangkapan na kailangan para sa pagiging produktibo. Maaaring hindi sila kasing lalim ng Office o kaya ng maraming function ngunit maliban na lang kung accountant ka o project manager, hindi mo pa rin gagamitin ang kalahati ng mga tool na kasama ng Office.
May ilang paraan para protektahan ang iyong trabaho sa Google Sheets. Ipapakita ko sa iyo ang ilan sa kanila.
I-lock ang mga cell sa Google Sheets
Upang paghigpitan ang pag-edit para sa mga partikular na cell sa Google Sheets, i-lock mo ang mga ito. Sa ganoong paraan, ikaw lang o ang isang tao na idaragdag mo sa naaprubahang listahan ang makakapagbago sa mga cell na iyon. Lahat ng mga tao na may pahintulot na tingnan at makita ang mga ito ngunit hindi baguhin ang mga ito. Isa itong praktikal na paraan para makontrol kung sino ang gumagawa ng ano sa iyong mga dokumento.
Mayroong dalawang pangunahing paraan upang gawin ito. Maaari kang pumili ng mga cell at i-lock ang mga ito o piliin ang buong sheet at magdagdag ng mga pagbubukod. Ipapakita ko sa iyo ang unang paraan dito at ang paraan ng pagbubukod sa isang minuto.
- Buksan ang iyong sheet at piliin ang hanay ng mga cell na gusto mong i-lock.
- Piliin ang Data at Mga Protektadong sheet at hanay. May lalabas na menu bar sa kanan.
- Bigyan ng makabuluhang pangalan ang lock at piliin ang Itakda ang Mga Pahintulot.
- Piliin ang Paghigpitan kung sino ang maaaring mag-edit ng saklaw na ito at itakda ito sa Ikaw Lamang o magdagdag ng iba mula sa Custom na opsyon.
- Piliin ang Tapos na kapag tapos na.
Maaari kang magdagdag ng ibang tao gamit ang kanilang Gmail address o pumili mula sa isang listahan depende sa kung paano mo ise-set up ang Google Sheets. Kapag tapos na, ang mga cell na iyong tinukoy ay mai-lock sa sinuman ngunit kung kanino mo bibigyan ng pahintulot. Ang lock ay hindi nakikita hanggang sa may sumubok na baguhin ito na wala sa listahan.
Kung ayaw mong ganap na i-lock down ang mga cell, maaari kang magpakita na lang ng mensahe ng babala. Nagbibigay-daan ito sa iyo na alertuhan ang editor na ang (mga) cell na kanilang ie-edit ay mahalaga at maging mas maingat.
- Buksan ang iyong sheet at piliin ang hanay ng mga cell na gusto mong i-lock.
- Piliin ang Data at Mga Protektadong sheet at hanay. May lalabas na menu bar sa kanan.
- Bigyan ng pangalan ang lock at piliin ang Itakda ang Mga Pahintulot.
- Piliin ang Magpakita ng babala kapag ine-edit ang hanay na ito.
- Piliin ang Tapos na.
Sa setting na ito, sinumang mag-e-edit sa protektadong cell ay makakakita ng popup na babala na nagsasabi sa kanila na 'Bahala! Sinusubukan mong i-edit ang bahagi ng sheet na ito na hindi dapat baguhin nang hindi sinasadya. I-edit pa rin?’ Mayroon ding partikular na OK na buton upang matiyak na talagang gusto ng editor na baguhin ang cell. Ito ay kapaki-pakinabang upang paalalahanan ang mga pinagkakatiwalaan mo na i-edit ang iyong Sheet na ang mga partikular na cell na iyon ay nangangailangan ng karagdagang pangangalaga.
I-lock ang buong Google Sheet
Kung hindi sapat ang pag-lock down ng mga cell, maaari mong i-lock ang buong Google Sheet para mabasa lang ito para sa lahat maliban sa mga aprubadong user. Sinusundan nito ang isang katulad na proseso sa itaas ngunit ginagawang hindi mahawakan ang buong sheet kaysa sa mga partikular na cell. Kung ipinapakita o ibinabahagi mo ang iyong Sheet at ayaw mong magulo ito, ganito mo ito pinoprotektahan.
- Buksan ang sheet na gusto mong i-lock.
- Piliin ang Data at Mga Protektadong sheet at hanay. May lalabas na menu bar sa kanan.
- Piliin ang Sheet toggle sa halip na Range.
- Piliin ang partikular na sheet kung mayroong higit sa isa.
- Piliin ang Magtakda ng mga pahintulot at magdagdag ng mga user na maaaring mag-edit.
- Piliin ang Tapos na.
Maaari mong gamitin ang parehong pagsasaayos tulad ng pag-lock ng cell patungkol sa pag-lock o babala. Gumagamit ito ng parehong setup tulad ng nasa itaas kaya hindi kita masasawa sa pag-uulit nito.
Pagdaragdag ng mga pagbubukod sa cell sa isang naka-lock na Sheet
Nabanggit ko sa itaas na mayroong pangalawang paraan upang i-lock ang mga cell at iyon ay upang i-lock ang buong Sheet ngunit magdagdag ng mga cell bilang isang pagbubukod. Kung mayroon kang isang malaking sheet at isa o ilang mga cell lamang ang i-lock, maaaring ito ang pinakasimpleng paraan upang gawin ito. Narito kung paano:
- Sundin ang proseso sa itaas upang i-lock ang buong Google Sheet ngunit huminto bago ang Hakbang 6.
- Piliin Maliban sa ilang mga cell sa ilalim ng tagapili ng Sheet.
- Idagdag ang mga cell na gusto mong manatiling nae-edit sa loob ng kahon sa ilalim. Magpatuloy hanggang sa maisama ang lahat ng mga cell.
- Piliin ang Itakda ang mga pahintulot at magpatuloy mula doon.
Maaari kang magdagdag ng mga indibidwal na hanay sa pamamagitan ng pagpili ng isang pangkat at pagkatapos ay pagpili sa Add Another Range link sa ilalim. Maaari mong ulitin hangga't praktikal upang ganap na ma-secure ang iyong Sheet.
