Maaari mong gamitin ang Excel upang hatiin ang impormasyon sa mas maliliit na piraso. Ang paghahanap ng data na kailangan mo at pagmamanipula nito ay isang mahalagang layunin para sa maraming mga gumagamit ng Excel.
Kung mayroon kang buong pangalan ng isang tao, maaaring kailanganin mong i-zero in lamang ang kanilang pangalan o ang kanilang apelyido. Halimbawa, kung nagpapadala ka ng magiliw na automated na email sa iyong mga kliyente, kailangan mong gamitin ang kanilang mga unang pangalan upang maiwasang magmukhang impersonal. Kung tumitingin ka sa isang listahan ng mga tumutugon sa poll, maaaring mahalagang gamitin lang ang kanilang mga apelyido, o itago ang kanilang mga apelyido upang mapanatili ang hindi pagkakilala.
Ginagawa ng Excel na diretso ang prosesong ito, at maraming iba't ibang paraan ang maaari mong gawin. Narito ang isang tutorial na tutulong sa iyong lumikha ng magkahiwalay na mga column ng Pangalan at Apelyido gamit ang mga formula. Sinasaklaw din namin ang isyu ng mga middle name.
Mga Formula ng Excel para sa Paghahati ng Mga Pangalan sa Mga Bahagi
Saan ka magsisimula?
Paghihiwalay ng Unang Pangalan
Ito ang generic na formula:
=LEFT(cell, FIND(” “,cell,1)-1)
Upang maisagawa ito, palitan cell gamit ang cell pointer na naglalaman ng unang buong pangalan na gusto mong hatiin. Sa halimbawang ito, gusto mong piliin ang B2 at ilagay ang formula:
=LEFT(A2, FIND(” “,A2,1)-1)
Gayunpaman, mahalagang tandaan na sa ilang device, ang formula na ito ay gumagamit ng mga semicolon sa halip na mga kuwit. Kaya kung ang formula sa itaas ay hindi gumagana para sa iyo, maaaring kailanganin mong gamitin ang sumusunod na bersyon sa halip:
=LEFT(cell;FIND(” “;cell;1)-1)
Sa halimbawa, gagamitin mo ang:
=LEFT(A2;FIND(” “;A2;1)-1)
Ngayon ay maaari mo na lang i-drag ang fill handle pababa sa dulo ng column ng First Name.
Hinahayaan ka ng LEFT function na paghiwalayin ang isang string, simula sa kaliwang dulo ng text. Hinahanap ng bahagi ng FIND ng formula na ito ang unang puwang sa buong pangalan, upang makuha mo ang bahagi ng iyong buong pangalan na nauuna sa isang bakanteng espasyo.
Samakatuwid, ang mga naka- hyphenated na unang pangalan ay mananatiling magkasama, at gayundin ang mga unang pangalan na naglalaman ng mga espesyal na character. Ngunit ang iyong column na Buong Pangalan ay hindi maglalaman ng mga gitnang pangalan o gitnang inisyal.
Comma o Semicolon?
Bakit hindi pareho ang formula para sa lahat?
Para sa maraming mga gumagamit ng Excel, ang mga function ng Excel ay gumagamit ng mga kuwit upang paghiwalayin ang data ng pag-input. Ngunit sa ilang device, iba ang mga setting ng rehiyon.
Upang matuklasan kung aling simbolo ang ginagamit ng iyong Excel, simulan lamang ang pag-type sa formula. Kapag nagsimula kang pumasok =LEFT(, makakakita ka ng hover text na magmumungkahi ng tamang pag-format.
Paghihiwalay ng mga Apelyido
Gawin ang parehong diskarte sa paghihiwalay ng mga apelyido. Sa pagkakataong ito, dapat mong gamitin ang RIGHT formula, na naghihiwalay sa mga string simula sa kanang bahagi.
Ang formula na kailangan mo ay:
=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(cell,” “, “#”, LEN(cell) – LEN(SUBSTITUTE(cell, ” “,””)))))
Sa halimbawa sa itaas, gagamitin mo ang sumusunod na formula sa cell C2:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2, ” “, “”)))))
Muli, maaaring kailanganin mong lumipat mula sa kuwit patungo sa isang semicolon, ibig sabihin ay maaaring kailanganin mong gamitin ang:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – SEARCH(“#”; SUBSTITUTE(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2; ” “; “”))))))
Nananatiling buo ang mga naka-hyphenate na apelyido at apelyido na may mga espesyal na character.
Bakit mas kumplikado ang formula na ito kaysa sa formula para sa mga unang pangalan? Mas mahirap paghiwalayin ang mga gitnang pangalan at gitnang inisyal sa mga apelyido.
Kung gusto mong mailista ang mga gitnang pangalan at inisyal kasama ang mga apelyido, maaari mong gamitin ang formula:
=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(” “, cell))
o:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(” “, A2))
o:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – SEARCH(” “; A2))
Ngunit paano kung nais mong paghiwalayin ang mga gitnang pangalan? Ito ay hindi gaanong karaniwan ngunit maaari itong maging kapaki-pakinabang na malaman.
Paghihiwalay ng mga Gitnang Pangalan
Ang formula para sa mga middle name ay ang sumusunod:
=MID(cell, SEARCH(” “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1)
Sa halimbawa sa itaas, makakakuha ka ng:
=MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1)
Kung ang iyong Excel ay gumagamit ng mga semicolon, ang formula ay:
=MID(A2; SEARCH(” “; A2) + 1; SEARCH(” “; A2; SEARCH(” “; A2)+1) – SEARCH(” “; A2)-1)
Pagkatapos ilagay ang formula, i-drag ang fill handle pababa. Narito ang isang column ng Middle Name na idinagdag sa halimbawa sa itaas:
Kung ang buong pangalan ay walang gitnang pangalan o inisyal, makakakuha ka ng mga zero na halaga sa column na ito, na maaaring ipakita bilang #VALUE!. Upang makakuha ng mga blangkong cell bilang kapalit ng #VALUE!, maaari mong gamitin ang function na IFERROR.
Pagkatapos, ang iyong formula ay magiging:
=IFERROR(MID(cell, SEARCH(” “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1),0)
o:
=IFERROR(MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1),0)
o:
=IFERROR(MID(A2; SEARCH(” “; A2) + 1; SEARCH(” “; A2; SEARCH(” “; A2)+1) – SEARCH(” “; A2)-1);0)
Isang Diskarte sa Paghihiwalay ng Maramihang Gitnang Pangalan
Ano ang mangyayari kung mayroong maraming middle name ang isang tao sa iyong listahan? Gamit ang formula sa itaas, ang kanilang unang gitnang pangalan lamang ang kukunin.
Upang malutas ang isyung ito, maaari kang sumubok ng ibang diskarte sa paghihiwalay ng mga middle name. Kung mayroon kang mga column ng pangalan at apelyido na ginawa, maaari mo lamang putulin ang mga ito. Lahat ng natitira ay mabibilang bilang gitnang pangalan.
Ang formula na ito ay:
=TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))
Dito, ang cell1 ay tumutukoy sa cell pointer sa ilalim ng column na Buong Pangalan, ang cell2 ay tumutukoy sa cell pointer sa ilalim ng column na First Name, habang ang cell3 ay tumutukoy sa cell pointer sa ilalim ng column na Apelyido. Sa halimbawa sa itaas, nakukuha namin:
=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
o:
=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Kung gagamitin mo ang formula na ito, hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa mga zero-values.
Mabilis na Recap
Narito ang mga formula na magagamit mo para sa paghahati ng buong pangalan sa mga bahagi:
Unang pangalan: =LEFT(cell, FIND(” “,cell,1)-1)
Mga apelyido: =RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(cell,” “, “#”, LEN(cell) – LEN(SUBSTITUTE(cell, ” “,””)))))
Gitnang pangalan: =IFERROR(MID(cell, SEARCH(” “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1),0)
Alternatibong formula para sa mga gitnang pangalan: =TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))
Paghihiwalay ng Pangalan at Apelyido Nang Hindi Gumagamit ng Mga Formula
Kung hindi mo gustong mag-type ng isang grupo ng mga formula na maaaring mali ang naipasok, pagkatapos ay samantalahin ang built-in na Convert Text to Columns Wizard ng Excel.
- Siguraduhin na ang Data Ang tab ay pinili mula sa menu sa itaas at i-highlight ang column na gusto mong i-convert.
- Pagkatapos, mag-click sa Teksto sa Mga Hanay.
- Susunod, siguraduhin Delimited ay pinili at i-click Susunod
. - Ngayon, pumili Space mula sa mga pagpipilian at i-click Susunod.
- Pagkatapos, baguhin ang Patutunguhan sa "$B$2” at i-click Tapusin.
Ang resulta ay dapat magmukhang ganito. 
.
Ang resulta ay dapat magmukhang ganito. 
Isang Pangwakas na Salita
Mayroong maraming iba pang mga paraan upang malutas ang problemang ito sa Excel. Kung wala sa mga available na opsyon ang gumagawa ng kailangan mo, magsaliksik pa.
Ang paggamit ng mga formula ay medyo simple at hindi ito nakadepende sa bersyon ng Excel na iyong ginagamit. Ngunit sa kasamaang-palad, maaari ka pa ring magkamali.
Halimbawa, kung ang buong pangalan ng isang tao ay nagsisimula sa pangalan ng kanyang pamilya, mahahati ito sa maling paraan. Magkakaroon din ng problema ang mga formula sa mga apelyido na naglalaman ng mga prefix o suffix, gaya ng le Carré o van Gogh. Kung ang pangalan ng isang tao ay nagtatapos sa Jr., maililista iyon bilang kanilang apelyido.
Gayunpaman, may mga pagbabago na maaari mong idagdag upang malutas ang mga isyung ito habang lumilitaw ang mga ito. Ang paggawa sa mga formula ay nagbibigay sa iyo ng flexibility na kailangan mo upang harapin ang mga kumplikadong ito.