Ang pamamahala ng mga dokumento ay isa sa pinakamahalagang bagay sa SharePoint. Sa negosyo, ang mga dokumento ay madalas na nagbabago ng mga bagay. Maaari silang magsimula sa OneDrive for Business at mapunta sa Site ng Team ng organisasyon. Ang mga dokumento ay madalas na nagbabago ng mga lokasyon kaya ang pag-alam sa mga ins at out ng paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay kritikal.
Maramihang Paraan Para Gawin Ito
Alam ng lahat na nagtrabaho sa SharePoint na maraming paraan para magawa ang isang partikular na gawain. Ang paglipat ng mga dokumento ay walang pagbubukod. Kung gagamit ka man ng File Explorer o Migration Tool ay depende sa ilang salik, gaya ng bilang ng mga dokumentong inilipat, ang kahalagahan ng pagpapanatili ng history ng bersyon, metadata, at higit pa.
1. File Explorer
Upang ilipat ang isang dokumento gamit ang File Explorer, buksan ang parehong mga library ng target at source na dokumento (hindi mahalaga kung ito ay parehong site). Pumili File Explorer sa drop-down na menu. Nagbubukas ito ng view ng explorer para sa bawat library. Gamitin ang drag-&-drop upang ilipat ang mga item sa pagitan ng dalawang view ng explorer.
Maaari mong ilipat ang parehong mga folder at file at panatilihin ang mga uri ng nilalaman kung pareho ang pinagmulan at target na mga lokasyon ay may tinukoy na mga uri ng nilalaman. Ang pamamaraang ito ay nagpapanatili din ng custom na metadata kung ang pinagmulan at target na mga lokasyon ay tinukoy gamit ang parehong metadata.
Gayunpaman, ang proseso ay manu-mano at ito ay higit pa sa isang kopya kaysa sa isang paglipat, na nangangahulugang kailangan mong tanggalin ang mga source item pagkatapos ilipat. Hindi nito pinapanatili ang history ng bersyon o ang ginawa, ginawa ng, binago, at binago ng mga property.
2. Ilipat sa/Kopyahin sa
Bagaman kapaki-pakinabang at simple, ang Ilipat sa at Kopyahin sa ang mga command ay magagamit lamang sa SharePoint Online. Binibigyang-daan ka ng opsyong ito na ilipat ang mga dokumento mula sa OneDrive for Business o SharePoint patungo sa isang destinasyon sa SharePoint o OneDrive. Piliin ang file at i-click ang alinman sa dalawang command. Ang Ilipat sa ililipat ng opsyon ang iyong dokumento na may proteksyon sa metadata at history ng bersyon sa ibang folder sa loob ng parehong library, sa isa pang library, o sa ibang site.
Ang pamamaraang ito ay perpekto para sa mga end-user, dahil ito ay simple at prangka. Pinapayagan ka nitong kopyahin at ilipat ang parehong mga file at folder. Ang pinakamagandang bagay ay pinapanatili nito ang mga uri ng nilalaman, kasaysayan ng bersyon ng custom na metadata, at ang ginawa, nilikha ng, binago, at binago ng mga katangian. Ang Kopya upang mag-utos, gayunpaman, pinananatili lamang ang pinakabagong bersyon - ang pangunahing downside ay malinaw na ang paraan na ito ay eksklusibo sa SharePoint Online.
3. Pamahalaan ang Nilalaman at Istraktura
Kung paganahin mo ang tampok na imprastraktura sa pag-publish ng SharePoint Server, makakakita ka ng link na Pamahalaan ang Nilalaman at Structure kapag nag-navigate ka sa Pangangasiwa ng Site. Gamit ang feature na ito, maaari mong ilipat/kopyahin ang mga dokumento. Ito ay isa sa mga pinakamahusay na hack na makakatulong sa iyong ilipat ang maramihang mga dokumento nang sabay-sabay habang pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon, nilikha, ginawa ng, binago, at binago ng mga pag-aari. Ang uri ng nilalaman at metadata ay pinapanatili din gamit ang paraang ito.
Gayunpaman, kailangan mong i-on ang feature sa pag-publish. Kahit na noon, hindi ka makakapaglipat ng maraming folder. Marahil ang pinakamalaking downside ng paraang ito ay kailangan mong maging may-ari ng site para magamit ito. Oh, at ito ay gumagana lamang sa loob ng isang site.
4. Content Organizer
I-activate lang ang feature na Content Organizer at pagkatapos ay piliin ang mga panuntunan sa pagruruta na gusto mong gamitin at ilagay ang dokumentong gusto mong ilipat sa drop-off na library. Ang pamamaraang ito ay nagpapahintulot din sa iyo na ilipat ang mga dokumento sa anumang iba pang site. Ito ay tumatagal ng ilang sandali upang i-configure, ngunit kailangan mo lamang gawin ito nang isang beses. Pinapanatili din nito ang mga uri ng nilalaman at custom na metadata.
Bagama't hindi nito pinapanatili ang history ng bersyon at nangangailangan ng admin, mayroon itong kapaki-pakinabang na feature na nagbibigay-daan sa iyong iruta ang iyong dokumento sa isang folder.
5. SharePoint Migration Tool
Alam ng Microsoft na ang paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay maaaring medyo nakakalito. Ito ang dahilan kung bakit nakabuo ang kumpanya ng libreng SharePoint Migration Tool. Pinangangasiwaan ng tool na ito ang lahat mula sa maliliit hanggang sa malakihang paglilipat na maaaring magsama ng mga file, folder, at kahit na mga listahan mula sa iyong SharePoint site. Ang mga item ay inilipat sa OneDrive o SharePoint.
Ang pinakamaliwanag na benepisyo ng pamamaraang ito ay ang kakayahan ng tool na pangasiwaan ang malalaking paglipat. Ito rin ay napaka-customize at pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon. Gayunpaman, hindi ito tugma sa mga bersyon ng SharePoint bago ang 2013. Sa kabaligtaran, ang ilang mga produkto ng paglilipat ng third-party ay higit na nako-customize.
6. Mga Third-Party na Produkto
Karamihan sa mga de-kalidad na produkto ng paglilipat ng dokumento ng third-party ay hindi libre, ngunit malamang na gumaganap ang mga ito nang hindi kapani-paniwala, lalo na para sa malalaking paglipat. May posibilidad silang maging scalable at lubos na nako-customize. Karamihan sa mga produktong ito ay may kakayahang panatilihin ang lahat, kabilang ang mga uri ng content, metadata, lahat ng property, at history ng bersyon.
Sa kabilang banda, ang pamamaraang ito ay nagkakahalaga ng pera. Kapag isinasaalang-alang mo ang katotohanan na nagbabayad ka para sa isang tool na makakatulong sa iyong ilipat ang mga dokumento, magsisimula kang magtaka kung bakit ang SharePoint ay hindi pa kasama ng isang user-friendly na opsyon. Ang isa pang downside dito ay ang mga third-party na produkto ay nangangailangan ng isang admin upang i-configure at patakbuhin ang mga ito.
7. Custom na Solusyon
Sa wakas, maaari mong i-code ang iyong sariling pasadyang solusyon sa pamamagitan ng iba't ibang mga diskarte tulad ng REST API. Ang end-user ay hindi kailangang magruta ng anuman, maaari mong i-customize hangga't gusto mo, at maaari mong tiyakin na ang lahat ay mananatili sa loob ng mga dokumento. Sa kabilang banda, kailangan mong makapag-code at gumugol ng ilang oras sa pagsulat at pagpapanatili ng code, na maaaring maging nakakalito lalo na sa oras ng mga pag-update ng produkto.
Piliin ang Iyong Paraan
Mayroong higit pang mga paraan para sa paglipat ng mga dokumento sa SharePoint, ngunit dapat itong sumaklaw sa karamihan ng iyong mga pangangailangan. Isaalang-alang muna kung ano ang kailangan mo, at sa lalong madaling panahon malalaman mo kung aling paraan ang gagamitin para sa bawat isa.
Alin sa mga pamamaraang ito ang mas gusto mo? Nakagamit ka na ba ng higit sa isa? Pag-usapan.