Larawan 1 ng 6
Milyun-milyong tao ang gumagamit ng Microsoft Outlook upang pamahalaan ang kanilang email at kalendaryo, sa trabaho at sa bahay. Iyan ay isang testamento sa pagiging kapaki-pakinabang nito, ngunit ang katotohanan ay kakaunti ang mga tao na talagang nakakaalam kung paano sulitin ang mga tampok nito.
Ang pag-aaral ng ilang simpleng trick ay makakatipid sa iyo ng oras, makakatulong sa iyong magtrabaho nang mas mahusay, at kahit na i-sync ang iyong buhay sa bahay at trabaho. Ang mga tip na ito ay nakatuon sa Outlook 2013, 2016, 2019, at Microsoft 365, ngunit marami rin ang nalalapat sa mga mas lumang bersyon ng Outlook.
Tip #1: Tanggalin ang Paulit-ulit na Pag-type gamit ang Quick Parts
Kung kailangan mong regular na mag-type ng karaniwang bloke ng teksto, maaari mo itong i-save bilang a "Mabilis na Bahagi" para sa madaling pagpasok sa iyong mga email.
- I-highlight ang teksto sa window ng kompositor.
- I-click ang "Ipasok" tab upang ilunsad ang ribbon menu.
- Pumili "Mga Mabilisang Bahagi" at pumili “I-save ang seleksyon sa Quick Parts gallery.”
- I-click “OK” sa popup frame upang i-save ang bagong pariralang Mabilis na Bahagi.
Sa hinaharap, kapag sinimulan mong i-type ang parehong bloke ng text, makikita mo itong mag-pop up bilang isang mungkahi. Hit "pagbabalik" upang ipasok ang teksto nang buo. Maaari mo ring piliin ang iyong parirala gamit ang mouse gamit ang "Mga Mabilisang Bahagi" dropdown. I-right-click ito para sa mga opsyon sa paglalagay, o i-edit at pamahalaan ang Quick Parts at iba pang "building blocks."
Tip #2: Sumulat ng Mensahe na Ihahatid sa Hinaharap na Panahon
Kung mayroon kang ilang mga balita o mensahe na hindi mo gustong ibahagi kaagad, hinahayaan ka ng Outlook na ipagpaliban ang paghahatid hanggang sa isang tinukoy na oras.
- Isulat ang iyong email at idagdag ang iyong tatanggap. Ihanda ang lahat para ipadala gaya ng karaniwan mong ginagawa.
- I-click ang tab na "Mga Opsyon". May lalabas na flyout menu sa ibaba nito.
- Mag-click sa "Pagkaantala ng Paghahatid" o piliin ang maliit na icon ng arrow sa “Ipadala” box, depende sa iyong bersyon ng Outlook at OS.
- Sa popup frame, piliin ang petsa at oras na gusto mong matanggap ng tatanggap ang email, at pagkatapos ay i-click "Malapit" o "Ipadala" depende sa iyong bersyon ng Outlook at OS.
- I-click "Ipadala" Kapag tapos na.
- Kung gumagamit ka ng Exchange server, maaari mo na ngayong isara ang Outlook. Kung gumagamit ka ng POP o IMAP, kailangan mong iwanang bukas ang application hanggang sa lumipas ang tinukoy na oras ng pagpapadala.
Maaari mo ring i-update ang petsa at oras o tanggalin ang mensahe nang buo bago ito maipadala. Bisitahin ang “Mga draft” folder at i-click “Kanselahin ang Pagpapadala.” Pagkatapos ay maaari mong muling likhain ang mensahe at ipadala ito sa isang bagong petsa o oras.
Tip #3: Gumawa ng Folder para sa Mga Karaniwang Paghahanap
Maaari kang maghanap anumang oras sa kasalukuyang folder sa pamamagitan ng pag-type ng mga salita o parirala sa field ng paghahanap, na matatagpuan sa itaas ng listahan ng mensahe. Gayunpaman, para sa mga madalas na hinahanap na termino, maaari mong pasimplehin ang trabaho gamit ang a "Paghahanap" folder.
Pumunta sa “Folder” tab at i-right-click sa "Paghahanap sa Folder" upang lumikha ng isa. Pumili mula sa iba't ibang mga template (email mula sa mga partikular na tao, mail na minarkahan bilang mahalaga, atbp.) o i-set up ang iyong sariling pamantayan gamit ang "Gumawa ng custom na Search Folder" opsyon.
Lumilitaw ang iyong bagong folder ng paghahanap sa pane ng mga folder sa kaliwang bahagi ng window ng Outlook; i-click ito upang makita ang mga mensaheng nakakatugon sa iyong mga napiling kundisyon. I-right-click at piliin "Palitan ang pangalan ng Folder" para bigyan ito ng maginhawang pangalan.
Tip #4: I-automate ang Mga Umuulit na Gawain gamit ang Mabilis na Mga Hakbang
Kung nakita mo ang iyong sarili na regular na gumaganap ng isang partikular na gawain, tulad ng pagpapasa ng isang papasok na email sa isang kasamahan o pag-imbita ng isang grupo ng mga tatanggap sa isang pulong, pagkatapos Mabilis na Hakbang makakatipid ka ng oras. Makakahanap ka ng set ng paunang natukoy Mabilis na Hakbang sa gitna ng Bahay tab, ngunit ang tunay na kapangyarihan ng tampok ay nanggagaling sa pagtukoy sa sarili mo.
I-click ang dropdown na arrow at piliin “Bagong Mabilis na Hakbang” upang lumikha ng isang pasadyang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon na maaaring ikategorya, ilipat, i-flag, at tanggalin ang mga mensahe sa isang pag-tap ng iyong mouse.
Ang pag-click sa pullout arrow, na makikita sa kanang bahagi sa ibaba sa loob ng “Mabilis na Hakbang” ribbon group, nagbubukas ng dialog kung saan maaari mong i-duplicate at i-edit ang mga shortcut upang makagawa ka ng hanay ng mga variation sa isang tema.
Tip #5: Pagbukud-bukurin ang Iyong Mail gamit ang Mga Panuntunan at Conditional Formatting
Ang 'Mga Panuntunan' dropdown sa 'Ilipat' seksyon ng 'Bahay' tab ay nagbibigay ng mga opsyon upang lumikha at pamahalaan ang mga panuntunan para sa awtomatikong pagproseso ng mga mensahe pagdating ng mga ito. Kung pipili ka ng mensahe bago mag-click, mag-aalok ito na lumikha ng panuntunang nakakaapekto sa mga katulad na mensahe. Pumili "Lumikha ng Panuntunan" at bibigyan ka ng opsyong magtakda ng lahat ng uri ng pamantayan na susuriin, kabilang ang nagpadala, tatanggap, laki, petsa, atbp. Pipiliin mo rin kung ano ang dapat mangyari sa mga email na tumutugma sa itinakdang pamantayan.
Ang isang katulad na tampok ay Conditional Formatting, na makikita mo sa pamamagitan ng pag-click "Tingnan ang Mga Setting" sinundan ng "Tingnan" tab. Hindi ito gumagalaw o nagpoproseso ng mga mensahe, ngunit nagpapakita ito ng mga email na tumutugma sa ilang pamantayan sa isang tinukoy na font at kulay, upang agad mong makita ang mga ito sa iyong inbox.
Tip #6: Awtomatikong I-clear ang Mga Hindi Kailangang Mensahe
Kung gusto mong makatipid ng espasyo o ayusin ang isang mahirap gamitin na email trail, ang Maglinis makakatulong ang tool sa Outlook 2013 at mas bago. Sinusuri nito ang isang kumpletong pag-uusap sa email at tinatanggal ang anumang mga mensahe na na-quote nang buo sa loob ng isang kasunod na mensahe—sa ganoong paraan, makikita mo pa rin kung ano ang sinabi sa pamamagitan ng pagsuri sa mga susunod na mensahe.
Upang gamitin Maglinis, i-click ang dropdown na menu nito sa “Bahay” tab at piliin kung gusto mong ayusin ang isang pag-uusap o isang buong folder. Upang ipatupad ang karagdagang kontrol sa iyong mga setting, i-click ang "Mga Setting" button sa loob ng popup alert para piliin kung anong uri ng mga mensahe ang dapat i-culle at kung ano ang dapat iwanang mag-isa.
Tip #7: Italaga ang Access sa Iyong Mail at Kalendaryo
Kung ang isang partikular na sitwasyon o kaganapan ay nangangailangan sa iyo na magbigay ng Outllok account ng access sa ibang tao, maaari mong pansamantalang hayaan ang ibang tao na pamahalaan ang iyong inbox at mga appointment. Para i-set up ito, buksan ang “File” tab, pagkatapos ay i-click ang "Mga Setting ng Account" dropdown at piliin "I-delegate ang Access." I-click "Idagdag" at ilagay ang pangalan ng tao (o mga tao) kung kanino mo gustong bigyan ng access.
Makakakita ka ng isang hanay ng mga dropdown para sa mga pahintulot. Ang mga default na setting ay nagbibigay-daan sa iyong delegado na i-access at i-update ang iyong kalendaryo at listahan ng gawain, habang ang email at mga contact ay nananatiling pribado. Maaari mong ayusin ang mga pahintulot sa iyong mga pangangailangan.
Tandaan: Ang isang delegado ay dapat na gumagamit ng parehong bersyon ng Outlook tulad ng sa iyo, at ang mga item na gusto mong i-access nila ay dapat na naka-imbak sa isang Exchange server. Ang delegado ay hindi magkakaroon ng access sa iyong mailbox na nakatira sa iyong hard drive.
Tip #8: Pamahalaan ang Mga Read Receipts
Sa kabutihang palad, ang Outlook ay sapat na kumilos upang humingi ng pahintulot bago magpadala ng read receipt; maaari mong i-customize pa ang pag-uugali nito sa pamamagitan ng pag-click sa “File” tab, pagbubukas "Mga Opsyon," pagpili ng “Mail” tingnan, at pag-scroll pababa sa 'Pagsubaybay' seksyon. Upang i-configure ang dalas ng ipinadalang mga kahilingan sa resibo, piliin "laging" o "hindi kailanman," o i-configure ang iyong sariling mga setting ng kahilingan sa resibo.
Ang isang kapaki-pakinabang na opsyon ay ang kakayahang humiling ng isang resibo sa paghahatid, na nagpapatunay na ang iyong email ay nakarating sa mail server ng tatanggap, nang hindi ipinipilit ang isang abiso kapag ito ay aktwal na binuksan.
Tip #9: Mga Time Zone
Kung maglalakbay ka para sa trabaho, malalaman mo ang pagkabigo ng mga pagpupulong at appointment sa Outlook na lumalabas sa maling lokal na oras. Sa kabutihang palad, maaari mong kontrolin ang mga time zone mula sa loob ng iyong mga setting. Sa ilalim “File,” Hanapin ang "Mga Opsyon" at piliin "Kalendaryo" upang buksan ang iyong “Time Zone” mga setting. Kapag nabago mo na ang iyong lokal na time zone, ipapakita ang mga timestamp ng email at mga entry sa kalendaryo na may naaangkop na offset.
Maaari ka ring mag-configure ng pangalawang time zone na ipapakita upang, halimbawa, masubaybayan mo kung anong oras ito uwi, o makita kung anong oras na para sa iyong mga kasamahan sa ibang bansa upang matiyak na mahuli mo sila sa oras ng opisina at hindi. t makipag-ugnayan sa kanila sa isang hindi maginhawang oras ng araw. I-click “Magpalit ng mga Time Zone” upang madaling lumipat mula sa isang lokasyon patungo sa isa pa.
Tip #10: Gamitin ang Feature na Malagkit na Tala
Kasama sa Outlook ang isang built-in na tampok na sticky notes upang makatulong na ipaalala sa iyo o tandaan ang mahalagang impormasyon. Pindutin “Ctrl + Shift + N” mula sa kahit saan sa interface ng Outlook upang lumikha ng bagong tala, na maaaring i-drag at iposisyon kahit saan sa screen. Bilang default, lumilitaw ang mga tala sa maputlang dilaw, ngunit maaari mong italaga ang mga ito sa mga kategorya, na nagiging dahilan upang lumipat ang mga ito sa nauugnay na kulay.
Upang pamahalaan ang iyong mga tala, mag-click sa "Tandaan" icon sa ibaba ng 'Tingnan' panel. Mula doon, maaari mong kopyahin, ayusin, at i-print ang mga tala. Maaari ka ring maghanap, sa pamamagitan ng field sa kanang tuktok ng window, para sa mga tala na naglalaman ng partikular na teksto.
Tip #11: Naka-encrypt na Email
Kung gusto mong patunayan na ang iyong mga mensahe ay talagang mula sa iyo, maaaring pirmahan ng Outlook ang iyong mga email sa cryptographically. Maaari ka pang pumunta ng isang hakbang at i-encrypt ang text at mga attachment upang ang mga tatanggap lang na binahagian mo ng susi ang makakabasa ng mga ito. Upang i-set up ito, buksan ang "Mga Setting ng Trust Center" sa pamamagitan ng pag-click “File | Mga Pagpipilian | Trust Center” at pagpili "Seguridad ng E-mail."
Ang pag-encrypt ng mga email at pagdaragdag ng digital signature ay kasingdali ng pag-tick sa mga kaugnay na kahon, ngunit kakailanganin mong lumikha at mag-import ng digital ID kung wala ka pa. I-click “Kumuha ng Digital ID…” upang makita ang mga link sa isang hanay ng mga provider, kabilang ang Comodo, na nag-aalok ng mga libreng email certificate.